En medio de un reportaje reciente que la CNBC realizó al empresario estadounidense y CEO de LinkedIn, Jeff Weiner, fue indagado por el periodista Adam Bryant sobre lo aprendido en estos años respecto a la utilización del correo electrónico. ¿Cuál es el peor error que la mayoría comete en un ambiente de trabajo?
La respuesta de Weiner fue: “escribir demasiado”. Enseguida pasó a dar más detalles sobre su perspectiva.
Es fácil pasar por alto la importancia de la claridad y la brevedad en los correos electrónicos. Cuanto más largo y complejo es un correo, más preguntas surgen y las personas buscan nuevas respuestas y tienes que enviar más correos electrónicos, y luego vuelven más respuestas, y así sucesivamente.
Otro asunto de interés que surgió durante el reportaje fue el conocido como “correo electrónico enfadado o furioso”, que es aquel email que las personas contestan porque se han sentido agredidas o sencillamente se ven impulsadas a responder con un texto emocional, protegiendo cualquier cosa con vehemencia. ¿Qué hacer? Según el empresario:
Levanten el teléfono. Muchas veces, particularmente en una situación volátil, las personas envían correos electrónicos; no siempre se convierten en espectadores de sus propios pensamientos cuando redactan el mensaje y envían algo que puede provocar a alguien que lo recibe. Algunas veces es mejor decir, ‘vamos a acabar con esto´. Reúnanse y sean capaces de proporcionar un contexto adicional sobre por qué las personas están mal o molestas o por qué hay fricción, y puedes resolver las cosas mucho más rápido de esa manera.
Por último, el CEO concluye el prolongado reportaje con una sugerencia relacionado con el tema de los emails. Para Weiner, cuando se trata de enviar o responder un correo electrónico laboral importante, lo recomendable es seguir tres pasos que pueden resultar útiles para minimizar los errores en este tipo de mensajes. Redactar y guardar el borrador, dejar un espacio de tiempo y revisarlo (o luego de cinco minutos), y finalmente “releerlo en voz alta teniendo en cuenta la audiencia a la que te diriges”.
